但往往因為上游供應商對商品資料管理的認知有所不同,或不夠了解,而往往造成許多不可預知的錯誤,如商品條碼被重覆使用, 有些商品可能顏色多樣化或原條碼商品不再生產,而供應商卻將舊條碼沿用於新商品上,…..等等.

諸如此類不應發生在導入商用資訊系統的公司，但一旦發生了,該如何處理?

良玉商用整合管理系統為解決此惱人的問題, 特發展出非正規化資訊系統應有的特殊功能,重點在於協助企業解決以上該類問題.

條碼可重複建檔

當商品條碼唯一限制解除後,於輸入單據時遇到重覆條碼商品時,將開啟商品選擇視窗供打單人員選擇正確品項

相同條碼商品選擇畫面

該功能增加於良玉商用系統 3.0.8.5

但往往會因為輸入時為單品,但要更改出貨單位為其他包裝方式,這時我們只需要再商品單位的地方按下滑鼠

商品單位選擇

若有在商品基本資料的包裝單位設定資料的情形下會出現如下方畫面,該畫面僅會出現目前所登錄的商品相關單位

商品相關單位

當確定以後將會自動將剛剛的商品帶回單據明細,單位與輸入的品號條碼都將更換為所選擇的包裝內容與包裝單價

商品單位調整

如此的處理方式,商品庫存保持在最正確的數量條件下,也可方便作單品的庫存管理.

以統一科學麵為例.

單包的商品條碼(4710088410191)我們將他建於商品基本檔,

包裝商品條碼(4710088410610)建於包裝單位,並輸入包裝數如下圖.

包裝條碼

當建檔完成後我們可先看一下現有庫存

現有庫存

接下來輸入進貨單,因廠商實際進貨為一組(五包入),此時輸入外包條碼,數量為外包數,如下假設僅進貨1組.

進貨單輸入

存檔完成後,我們可再切到商品資料檢視一下庫存,庫存數已自動轉換為小包裝5包

商品資料庫存

若要真實記錄實際出貨日又要將交易貨款延後時, 這時我們便可以使用帳款日期欄作為帳款請領基準日

在良玉商用系統中的進貨,進退,銷貨,銷退單中下方皆有此欄, 如下圖:

帳款日期

當我們指定帳款日期後, 在應收付款項中可選擇是否以帳款日期為基準,產生應收或應付帳款簡表以利對帳請款使用

印表時選擇以何種日期為基準條件

一般我們常見的手持設備如以下

盤點機手持設備

利用這類的工具來協助我們以最少的時間來完成單據建檔作業

良玉商用整合管理系統的操作方式:

首先與傳統建檔方式相同, 按下新增扭後, 選擇廠商或客戶資料,再按下其他功能的手持設備按鈕, 參照說明圖

單據建檔作業

接著出現手持資料傳輸工具, 如下圖

手持資料傳輸好幫手

目前可支援的廠牌有以下幾種: HT630,PD630,DT900,Mobile及 Wince 平台

各家系統及內嵌程式皆不同, 可依需求二次開發.

或直接以LocalFile (文字檔)資料處理及交換,

按下傳輸後即顯示讀取的資料結果.

存檔完成

按下資料取回立即轉入方才的單據細項. 接下與手動作業一樣, 存檔完成.

快速檢視相關聯商品資料

快速檢視相關聯商品資料

該功能新增於(3.0.4.7)

可依個人需求選擇顯示的欄位(勾選), 欄寬, 顯示順序(拖曳的方式) 完成設定

系統單據明細顯示的自訂化功能

設定方法與步驟:

一.  設定還原: 按下設定還原後請關閉畫面重新進入該畫面(單據)

二.  選擇顯示或隱藏欄位: 針對表格欄寬及先後順序以滑鼠拖曳調整到個人喜好位置

三.  設定存檔: 按下設定還原後請關閉畫面重新進入該畫面(單據)

以後只要該電腦進入此單據登錄畫面後將會以此設定顯示, 若不喜歡或有問題時只要按下設定還原 即恢復原畫面設定

於交易單據明細備忘錄欄點選按鈕

常用摘要資料欄秀出 如下圖:

直接編輯組別區輸入完成按向下鍵存檔 摘要區也是一樣的方式

請先輸入組別

常用摘要資料

選定要帶出的組別或摘要資料 以滑鼠雙擊帶到文字編輯區

編輯組別摘要區

再按取回按鈕帶回資料到交易單據明細內

帶回資料到交易單據明細內

在單據登錄儲存完成後切換至傳票資料頁並按下會計傳票拋轉

進貨單拋轉會計傳票

帶出會計傳票畫面, 在按下右上角資料匯入即可帶出分錄資料

帶出分錄資料

以實務操作上相當容易, 若對分錄註解有其他說明可自行修改

儲存後即完成會計傳票的拋轉作業

爾後開啟進貨憑證後即可出現關聯傳票號碼

會計傳票關聯

按下會計傳票開啟即可快速開啟該張會計傳票

如 單據日期, 客廠編號, 單據號碼…等作單據的查詢依據

但我們在實做上替客戶想到也做到了

進階的單據明細查詢可將商品編號,商品條碼,商品名稱,…等資料做搜尋並找出該單據資料提供使用者更便利的查詢方式

訂單明細商品查詢