但往往因為上游供應商對商品資料管理的認知有所不同,或不夠了解,而往往造成許多不可預知的錯誤,如商品條碼被重覆使用, 有些商品可能顏色多樣化或原條碼商品不再生產,而供應商卻將舊條碼沿用於新商品上,…..等等.

諸如此類不應發生在導入商用資訊系統的公司，但一旦發生了,該如何處理?

良玉商用整合管理系統為解決此惱人的問題, 特發展出非正規化資訊系統應有的特殊功能,重點在於協助企業解決以上該類問題.

條碼可重複建檔

當商品條碼唯一限制解除後,於輸入單據時遇到重覆條碼商品時,將開啟商品選擇視窗供打單人員選擇正確品項

相同條碼商品選擇畫面

該功能增加於良玉商用系統 3.0.8.5

但往往會因為輸入時為單品,但要更改出貨單位為其他包裝方式,這時我們只需要再商品單位的地方按下滑鼠

商品單位選擇

若有在商品基本資料的包裝單位設定資料的情形下會出現如下方畫面,該畫面僅會出現目前所登錄的商品相關單位

商品相關單位

當確定以後將會自動將剛剛的商品帶回單據明細,單位與輸入的品號條碼都將更換為所選擇的包裝內容與包裝單價

商品單位調整

如此的處理方式,商品庫存保持在最正確的數量條件下,也可方便作單品的庫存管理.

我們知道當一張單據在建檔時, 面對的商品項目不可能只限於一筆資料, 這時要如何讓使用者對於目前所看到的單據所有商品,一目了然, 立即警覺到異常或需特別注意的資料項目,有鑑於此,我們延續了豐田式生產管理的視覺控管，使問題無從隱藏

在客戶訂單, 報價, 銷貨單加上顏色辨別功能 如下圖

顏色警告

以便建檔人員無論在建檔時,或後續的主管查閱該單時能夠更人性化直覺化的了解問題

這也是我們所努力的方向.

在多變的系統需求下,我們允許使用者自行調整報表樣式

以銷貨單為例

首先一如往常進入印表格式選擇

報表列印選擇

接著在預覽畫面中, 按下報表編輯

報表編輯

接著進入編輯畫面 您可試試拖曳報表抬頭物件

報表編輯

接著切到preview預覽畫面

報表預覽

編輯完成後可先測試列印 File->Print 若要存成自行定義的格式檔

選擇主選單 File -> Save As (另存檔案)

另存新檔

檔案的存放路徑 C:\EasyErp\rtm\modify\{報表檔名}

以銷貨單中一刀格式為36-001 路徑為C:\EasyErp\rtm\modify\36-001.rtm

報表存檔

存檔後確認離開, 再重新列印後就是您自己的報表格式,

若需要重新設計,只需將 c:\EasyErp\rtm\modify\ 內方才的檔案刪除即可

一般系統商可能會告訴您, 建一個商品取名運費直接套用即可, 但往往並非如此單純, 若該單稅額可能會以外加內含免稅…,以及關聯到傳票的產生,而需全以人工方式調正或建立傳票

良玉商用系統遇到此問題時的資料處理方式如下

若有一客戶購買商品需自行負擔運費時可依以下步驟處理銷貨單及會計傳票.

1.      首先與一般銷售憑證處理方式相同,可參考銷貨單的新增方式

銷項單據

2.      切換到單據明細頁籤旁的加減項目

加減項目

3.      輸入加檢項目代號, 及正負金額

輸入加檢項目

4.      加減項目的資料維護請至帳款作業的加減項維護建檔或修改可針對該加減項指定會計科目

加減項目的資料維護

5.      單據存檔後於單據印表時會將加減項金額加總於該單據應收金額內

銷售加減項金額

6.      至於傳票內容如下圖所示 :

借: 應收帳款  129

貸: 銷貨收入 47

貸: 銷項稅額  2

貸: 其他應收款 80 [運費]

運費傳票

若對於新增科目名稱有任何想法,可各自尋問您所委託記帳的 會計事務所

而往往因為手寫傳真的筆誤或打單人員依靠經驗法則, 時有客戶需求與出貨項目有誤差. 當商品項目一多時, 更容易出現錯誤.

因此若能以資訊化的處理該項業務, 不僅可節省很多的人力及營運成本, 更能加快出貨的處理時間.

良玉資訊結合實務經驗,與最新技術的結合, 未解決該狀況而開發出行動商務整合系統, 解決該項需求.

系統的操作方式如下:

步驟一:

進入系統後直接點選客戶訂單功能, 我們可以清楚的知道本日已建檔訂單筆數

移動商務平台-客戶訂單

步驟二:

按下新增訂單進入訂單編輯畫面後首先會看到主檔與明細, 在主檔模式下按下客戶查詢進入客戶查詢畫面, 可直接點選或關鍵字搜尋客戶資料後選擇點選帶回訂單主檔

客戶資料選擇

步驟三:

進行商品明細輸入作業, 商品輸入方法有三種,

1.      當我們明確知道商品編號或條碼時直接於商品編號欄輸入資料

商品查詢

2.      按下商品查詢進入查詢畫面, 可選分類過濾商品再以關鍵字過濾資料後選擇帶回

商品查詢

3. 按下條碼查詢以條碼掃描軟體ZXING 進行相機影像條碼掃描,按下條碼符號將出現如下請選擇以條碼掃描器進行掃描, 請將手機相機鏡頭對準商品條碼進行辨識, 讀取正確後將帶出商品資訊, 按下返回帶回商品條碼到訂單畫面

mobile barcode scaner

mobile barcode scan on android

帶回商品條碼到訂單

商品輸入完成後可修正單價及數量, 單價的取價方式與客戶訂購單相同, 確認無誤則按下

明細異動資料將會出現在下方商品明細中

可按刪除或修改重新異動該項單價及數量

步驟四:

確認所有商品後按下存檔, 該訂單將存檔完成.畫面會出現離開或繼續新增按鈕

訂單存檔完成

該功能需搭配行動上網與各公司獨立主機系統方可運作.條碼辨識僅實作於 andriod 作業系統

一般我們常見的手持設備如以下

盤點機手持設備

利用這類的工具來協助我們以最少的時間來完成單據建檔作業

良玉商用整合管理系統的操作方式:

首先與傳統建檔方式相同, 按下新增扭後, 選擇廠商或客戶資料,再按下其他功能的手持設備按鈕, 參照說明圖

單據建檔作業

接著出現手持資料傳輸工具, 如下圖

手持資料傳輸好幫手

目前可支援的廠牌有以下幾種: HT630,PD630,DT900,Mobile及 Wince 平台

各家系統及內嵌程式皆不同, 可依需求二次開發.

或直接以LocalFile (文字檔)資料處理及交換,

按下傳輸後即顯示讀取的資料結果.

存檔完成

按下資料取回立即轉入方才的單據細項. 接下與手動作業一樣, 存檔完成.

快速檢視相關聯商品資料

快速檢視相關聯商品資料

該功能新增於(3.0.4.7)

下拉選取客戶資料

但往往會因為客戶資料太多或一時忘記編號, 或者新進人員不熟悉客戶資料.

這時我們可在客戶代號欄位中直接雙擊滑鼠

直接雙擊滑鼠

系統將會秀出客戶資料查詢畫面

客戶資料查詢畫面

我們可依照客戶基本檔的名稱,簡稱,電話,地址,…等欄位作資料查詢, 選擇資料後按下確定(Y)

將客戶資料取回單據主畫面

單據主畫面

如此便可繼續以下作業.

功能新增版本: 3.0.4.4

可依個人需求選擇顯示的欄位(勾選), 欄寬, 顯示順序(拖曳的方式) 完成設定

系統單據明細顯示的自訂化功能

設定方法與步驟:

一.  設定還原: 按下設定還原後請關閉畫面重新進入該畫面(單據)

二.  選擇顯示或隱藏欄位: 針對表格欄寬及先後順序以滑鼠拖曳調整到個人喜好位置

三.  設定存檔: 按下設定還原後請關閉畫面重新進入該畫面(單據)

以後只要該電腦進入此單據登錄畫面後將會以此設定顯示, 若不喜歡或有問題時只要按下設定還原 即恢復原畫面設定