企業資訊化的成敗與關鍵, 首重於是否選擇了合適的軟體與企業流程與資料規畫.並非所有的公司都有相同的營運方式與規範.以傳統買賣業來說,系統的導入與資料建檔規劃有相當的關係,一個有程序的編碼原則,將會對整體系統有加分的效果.
例如客戶資料,我們都知道中文系統常常需要對客戶予以編碼,這是英文語系國家不同的地方, 因此不管商品資料,客戶資料,廠商資料,…我們都將以一個唯一的代碼來做識別.基於我們的經驗,建議編碼愈短愈好,但建議以數字為主,不得已再以英文字為編碼, 因為若公司日後需要以盤點機等手持式設備輸入資料時,操作上將會更加方便,也可減少輸入的時間.
例如EAN13國際條碼的編碼原則為 國碼+公司代碼+商品識別碼+檢查碼
但內部或許不需如此冗長的編碼方式, 此例只在於說明商品的編碼最好有一訂的規範, 例如以商品的分類代碼+商品識別碼, 當我們看到該號碼時將很快的了解該貨品的類別與大概資料屬性. 客戶廠商編碼也是一樣但由於各公司的營業項目差異性, 因此可能需要的編碼方式不盡相同.有的以客廠分類加流水號, 有的以注音字碼, 有的以郵遞區號+流水號 ,有些直接以電話號碼,..諸多方式都是可行的,只要有規範, 以便於人員職務異動時容易上手即可.
良玉商用系統的新用戶可參考以下系統導入流程圖
導入程序