通常多單位包裝商品建檔時,如包裝條碼與進出貨單據商品輸入一文一樣的建檔方式.
但往往會因為輸入時為單品,但要更改出貨單位為其他包裝方式,這時我們只需要再商品單位的地方按下滑鼠
商品單位選擇
若有在商品基本資料的包裝單位設定資料的情形下會出現如下方畫面,該畫面僅會出現目前所登錄的商品相關單位
商品相關單位
當確定以後將會自動將剛剛的商品帶回單據明細,單位與輸入的品號條碼都將更換為所選擇的包裝內容與包裝單價
商品單位調整
如此的處理方式,商品庫存保持在最正確的數量條件下,也可方便作單品的庫存管理.
一般商品在運送或銷售單位的考量,因此往往有內外或各式各樣的包裝方式,
以統一科學麵為例.
單包的商品條碼(4710088410191)我們將他建於商品基本檔,
包裝商品條碼(4710088410610)建於包裝單位,並輸入包裝數如下圖.
包裝條碼
當建檔完成後我們可先看一下現有庫存
現有庫存
接下來輸入進貨單,因廠商實際進貨為一組(五包入),此時輸入外包條碼,數量為外包數,如下假設僅進貨1組.
進貨單輸入
存檔完成後,我們可再切到商品資料檢視一下庫存,庫存數已自動轉換為小包裝5包
商品資料庫存
商品庫存除了正確性之外,往往在客戶詢問訂購時要以很快的速度立即告知可出貨數,這時便需有一個功能間單又精簡的速查介面,以方便告知客戶所詢問的商品庫存與可否立即出貨,良玉商用整合管理系統在3.0.7.7以後增加的商品庫存總覽查詢.
操作方式在進入商品基本資料畫面後於其他功能列的按鈕列中可找到
商品庫存總覽
按下後將會出現如下查詢畫面,資料可依下拉選擇查詢欄位,並以分倉資料所設定的各分倉依序列出庫存數與總庫存數.
各倉庫存總覽
一般公司企業對於存貨的數量可以在會計帳上得知,但是帳上存貨數字的正確性,又非得要靠實際的存貨盤點數字去核對,所以存貨盤點的動作是必要的.就一般買賣業來說,商品存貨通常約占資產總值的30%,所以存貨量的精確度對買賣業來說更顯出其重要性.
現行存貨制度有兩種:一為定期盤存制,另一為永續盤存制,以下就此兩種盤存制作說明
1.定期盤存制(實地盤存制)：
所謂定期盤存制,在平時並無法知道存貨的實際數量,一般只有在年中及年底作盤點,才可知道實際存貨量.採用此種制度時，僅進貨記帳，銷貨時成本不記帳(亦即不於銷貨發生時將存貨成本轉入銷貨成本)。在期未結帳或需要編制報表時，再實地盤點庫存貨品的數量，然後乘以單位成本，得出期末存貨成本。在定期盤存制下，期末存貨成本先決定，而銷貨成本則為可售商品總額與期末存貨成本的差額：
期初存貨＋本期進貨－期末存貨＝銷貨成本
假設：2011年1月份(以買賣業說明)
2010年12月31日 存貨總值若為 10,000
| 交 易 狀 況 | 傳 票 分 錄 作 法 |
| 2010/12/31 存貨 10,000 | 2011/01/01
借 5126 期初存貨 10,000 貸 1130 存貨 10,000 |
| 2011/01/06 廠商進貨品 5,000 | 借 5101 進貨 5,000
貸 2122 應付帳款 5,000 |
| 2011/01/15 銷貨金額 3,000 | 借 1122 應收帳款 3,000
貸 4101 銷貨收入 3,000 |
| 2011/01/18 銷退金額 1,000 | 借 4201 銷貨退回 1,000
貸 1122 應收帳款 1,000 |
| 2011/01/20 退還廠商商品 1,000 | 借 2122 應付帳款 8,000
貸 5101 進貨 8,000 |
| 2011/02/01 存貨、盤點轉存貨
數量*單位成本 = 10,000 |
借 1130 存貨 10,000
貸 5127 期末存貨 10,000 |
永續盤存制(帳面盤存制)：
永續盤存制是將每種商品分別設帳,記錄有關進貨及銷貨的情形,對於各項存貨的進貨、銷貨、存貨的明細帳目隨時記錄，因此帳上隨時均可查知應有的存貨量。
其會計處理僅設「存貨」科目，用以記錄期初存貨、本期進貨和銷貨。
進貨時借記商品存貨，貸記應付帳款或現金；
銷貨時除了記錄銷貨收入(借記應收帳款或現金，貸記銷貨收入)外，
同時記錄銷貨成本，即借記銷貨成本，貸記存貨。
期末「商品存貨」科目的餘額，即代表應有的期末存貨數量。
在永續盤存制下，由於銷貨時馬上借記銷貨成本，貸記存貨，故銷貨成本先決定， 而期末存貨則為可銷售商品總額減去銷貨成本後的差額:
期初存貨＋本期進貨－銷貨成本＝期末存貨
假設：2011年1月份以買賣業說明)
2010年12月31日 存貨 10,000
| 交 易 狀 況 | 傳 票 分 錄 作 法 |
| 2011/01/31 存貨 10,000 | |
| 2011/01/06 買進商品 5,000 | 借 1130 存貨 5,000
貸 2122 應付帳款 5,000 |
| 2011/01/15 銷貨金額 3,000
銷貨成本 2,500 |
借 1122 應收帳款 3,000
貸 4101 銷貨收入 3,000 借 5103 銷貨成本 2,500 貸 1130 存貨 2,500 |
| 2011/01/18 出貨售價 1,000
銷貨成本 500 |
借 1122 應收帳款 1,000
貸 4101 銷貨收入 1,000 借 5103 銷貨成本 500 貸 1130 存貨 500 |
| 2011/01/20 買進商品 8,000 | 借 1130 存貨 8,000
貸 2122 應付帳款 8,000 |
| 2011/01/25 銷貨退回 1,000 | 借 4201 銷貨退回 1,000
貸 1122 應收帳款 1,000 借 1130 存貨 500 貸 5103 銷貨成本 500 |
當您已進入系統後,表示您已知道測試的帳號以及密碼了,常有人會詢問我們,要如何更改登入的帳號以及密碼?
其實帳號就是員工代號, 密碼欄在該員工資料内的登錄密碼欄
唯需注意的是在新增員工資料未確認時請勿將001的試用代號刪除,再則在新增員工時,層級代號必須選擇指定一個層級,至於員工資料可無限制筆數輸入,因此您可為您所有需要操作本系統的人員建立檔案,當資料建檔後,於下次登入系統時即可使用該設立的員工代號及密碼登入系統.
更改登入帳號及密碼
當客戶銷貨單確定後,會產生應收帳款,一般交易條件下,客戶可能會以支票支付,
因此當收到支票後即表示該筆交易已完成付款程序.
因此在良玉商用系統的操作必須到應收帳款沖帳登錄收款資料
新增方法可參考前面的文章,此處我們針對應收票據處理作說明
當我們收到某客戶的支票時,進入應收帳款沖帳
當然首先新增,然後輸入客戶與交易日期區間後按載入單據
下方會出現該客戶未付款項單據及金額並自動計算出期間應付金額合計
應收帳款沖帳
至於票據金額如果未使用票據系統,則可直接輸入票據金額,
在此我們要與票據系統串連,因此交頁籤切換到支票明細,並輸入本次收到的支票內容,一般買賣業有可能會收到多筆支票,我們都可以在這個內容下輸入所有支票明細. 輸入後下方票據金額會自動加總.
應收票據批次輸入
票據輸入完成後,切換到單據明細頁籤下,並按下帳款沖銷,並且儲存.
帳款沖銷
存檔完成後,再次切換到支票明細頁籤.並按下聯結票據系統,此時畫面上的票據資料已被拋轉到應收票據資料.
聯結票據系統
我們可到應收票據系統查看票據資料.
應收票據資料維護
我們在票據資料內可以找到該票據號碼的支票內容,備註上也清楚的記載該票據的登錄來源.
應收票據資料
對於資訊服務業或家電業等相關產業來說, 商品的故障是無法避免得狀況,因此我們從客戶來電叫修，便可開始進行完整的服務記錄，登記維修貨品項目及故障或問題原因，並與客戶約定到府日期及時間，當維修貨品收件後，則判斷是否需再外送廠商處理，並記錄維修清況，維修完成後即登打維修明細及費用，並可將維修單轉至出貨單, 產生應收帳款。
以下簡單說明建檔步驟:
維修單據
維修單據
維修單據
| 步驟 | 內容 |
|---|---|
| 步驟一 | 按下新增按鈕或按F5鍵 |
| 步驟二 | 輸入維修品編號以及規格序號 |
| 步驟三 | 輸入叫修客戶相關資料及問題說明 |
| 步驟四 | 若需外送維修可登錄廠商資料及相關資料 |
| 步驟五 | 輸入維修明細包含零組件或工資 |
| 步驟六 | 可將單據維修明細直接拋轉成銷貨單 |
企業資訊化的成敗與關鍵, 首重於是否選擇了合適的軟體與企業流程與資料規畫.並非所有的公司都有相同的營運方式與規範.以傳統買賣業來說,系統的導入與資料建檔規劃有相當的關係,一個有程序的編碼原則,將會對整體系統有加分的效果.
例如客戶資料,我們都知道中文系統常常需要對客戶予以編碼,這是英文語系國家不同的地方, 因此不管商品資料,客戶資料,廠商資料,…我們都將以一個唯一的代碼來做識別.基於我們的經驗,建議編碼愈短愈好,但建議以數字為主,不得已再以英文字為編碼, 因為若公司日後需要以盤點機等手持式設備輸入資料時,操作上將會更加方便,也可減少輸入的時間.
例如EAN13國際條碼的編碼原則為 國碼+公司代碼+商品識別碼+檢查碼
但內部或許不需如此冗長的編碼方式, 此例只在於說明商品的編碼最好有一訂的規範, 例如以商品的分類代碼+商品識別碼, 當我們看到該號碼時將很快的了解該貨品的類別與大概資料屬性. 客戶廠商編碼也是一樣但由於各公司的營業項目差異性, 因此可能需要的編碼方式不盡相同.有的以客廠分類加流水號, 有的以注音字碼, 有的以郵遞區號+流水號 ,有些直接以電話號碼,..諸多方式都是可行的,只要有規範, 以便於人員職務異動時容易上手即可.
良玉商用系統的新用戶可參考以下系統導入流程圖
導入程序
通常在銷貨或者進貨時買賣雙方會因為日期接近月底或結帳日, 而希望交易的付款日期能夠延後或轉為下個月的應收付帳款
若要真實記錄實際出貨日又要將交易貨款延後時, 這時我們便可以使用帳款日期欄作為帳款請領基準日
在良玉商用系統中的進貨,進退,銷貨,銷退單中下方皆有此欄, 如下圖:
帳款日期
當我們指定帳款日期後, 在應收付款項中可選擇是否以帳款日期為基準,產生應收或應付帳款簡表以利對帳請款使用
印表時選擇以何種日期為基準條件
當需要自行生產或組裝商品時, 小規模企業可能不需要導入ERP Flow 流程,
基於成本與人力考量下, 可能需要更簡便與快速的建檔與庫存管理
一. 首先進入商品資料將原物料與成品先行建檔作業.
二. 在成品檔的產品組合頁籤設定所需物料的需求量及採購比
所謂需求量即生產一個成品所需之耗用數量
採購比一般都為1 但以下像外包盒可能10支筆僅耗用一個所以如以下設定為10
產品組合加工的程序與步驟
三. 進入生管系統之組合加工單
生管系統之組合加工單
四. 按下新增輸入建檔人員及成品需求如以下欲生產1000支筆時輸入後再按下需求展開,下方物料需求會自動算出各物料的單位需求量,而實際耗用為當生產時實際所使用之數量,完成後存檔列印.
生產組合加工新增
生產組合加工列印
如此不需要冗長的生產流程控管, 適用於規模不大的中小企業, 一樣能有效的掌控庫存需與生產程序
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